Política de privacidad

01Alcance

Esta política aplica a los datos de las personas que administran una cuenta de HoraCheck (administradores y usuarios de su empresa). El tratamiento de los datos del personal que registra asistencia se rige principalmente por la política de tratamiento de datos, ya que en ese caso su empresa es la responsable y HoraCheck actúa por cuenta suya.

02Datos que recopilamos

De quien administra la cuenta

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico y, opcionalmente, número de teléfono.
• Empresa u organización a la que pertenece.
• Datos de acceso (credenciales cifradas) y registros de inicio de sesión.

Del personal que registra asistencia

• Nombre completo y un documento de identidad: cédula costarricense, DIMEX o pasaporte.
• Marcas de entrada, salida y descansos, con fecha y hora.
• La tarifa por hora que el patrono configure para cálculos de pago.

Datos técnicos

• Datos del dispositivo y del navegador necesarios para validar el escaneo y prevenir fraude.
• Registros de auditoría de los intentos de registro de asistencia.

03Cómo usamos los datos

• Prestar el servicio: registrar asistencia, calcular horas y generar reportes.
• Identificar de forma confiable a cada empleado y prevenir registros fraudulentos.
• Gestionar su cuenta, su suscripción y la facturación.
• Brindar soporte y comunicarle avisos relevantes del servicio.
• Cumplir obligaciones legales y resguardar la integridad de los registros de planilla.

No vendemos sus datos ni los de su personal, ni los usamos para publicidad de terceros.

04Base legal del tratamiento

Tratamos los datos con base en la ejecución del contrato de servicio con su empresa, el consentimiento informado cuando corresponde, el cumplimiento de obligaciones legales y nuestro interés legítimo en operar y asegurar la plataforma, todo dentro del marco de la Ley 8968.

05Conservación de los datos

Los registros de asistencia tienen carácter de planilla, por lo que se conservan durante el tiempo necesario para fines laborales, contables y legales. No realizamos borrados definitivos sobre los registros de asistencia, pago y auditoría; en su lugar se marcan como anulados conservando la trazabilidad. Los datos de la cuenta se conservan mientras la suscripción esté activa y por el plazo que la ley requiera tras su cierre.

06Con quién se comparten

Compartimos datos únicamente con proveedores que nos permiten operar el servicio, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Proveedores de alojamiento en la nube e infraestructura de base de datos.
• Servicios de almacenamiento de archivos para las exportaciones que usted genera.
• Proveedores de procesamiento de pagos para la facturación de la suscripción.

También podríamos divulgar datos cuando una autoridad competente lo requiera conforme a la ley. No transferimos datos a terceros para sus propios fines comerciales.

07Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: cifrado en tránsito, control de acceso por roles, aislamiento de la información entre empresas, autenticación con sesiones de corta duración y registros de auditoría. Ningún sistema es infalible, pero trabajamos para reducir los riesgos y responder ante incidentes.

08Sus derechos

Conforme a la Ley 8968, usted tiene derecho a acceder a sus datos, rectificarlos cuando sean inexactos, solicitar su eliminación cuando proceda y oponerse a determinados tratamientos. Para ejercerlos, escríbanos a los medios de contacto indicados abajo; verificaremos su identidad antes de atender la solicitud.

Si un empleado desea ejercer derechos sobre los datos de asistencia que administra su patrono, debe dirigirse a su empresa, que es la responsable de esos datos. También puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

09Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies estrictamente necesarias para mantener su sesión iniciada, recordar su preferencia de tema y proteger el servicio. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros con fines de mercadeo.

10Menores de edad

HoraCheck está dirigido a empresas y a su personal. No está diseñado para recopilar datos de menores de edad fuera de una relación laboral legalmente válida. Si su personal incluye personas menores trabajadoras, debe cumplir la normativa laboral aplicable.

11Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas o la normativa. Publicaremos la versión vigente con su fecha de actualización y, si el cambio es significativo, se lo comunicaremos por medios razonables.